Tietosuojaseloste

Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)

Palvelun nimi: Verkkopalautejärjestelmä
Laatimispäivämäärä 30.9.2021

1. Rekisterinpitäjä

Kontiolahden kunta
Keskuskatu 8, 81100 Kontiolahti
013 7341
kirjaamo(at)kontiolahti.fi

2. Rekisterinpitäjä edustajat

Henna Pylkki, maanmittausinsinööri
henna.pylkki(at)kontiolahti.fi

Jarmo Nyman, kartoittaja
jarmo.nyman(at)kontiolahti.fi

3. Tietosuojavastaava

tietosuojavastaava(at)kontiolahti.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Verkkopalautejärjestelmässä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- palauteviestien käsittely ja vastaaminen niihin

Palautteiden henkilötietoja voivat käsitellä ja lukea vain ne Kontiolahden kunnan työntekijät, jotka on nimetty palautteiden vastaajiksi ja joille on myönnetty lukuoikeus järjestelmään.

Palautteen anto myös nimettömänä on mahdollista.

Lähetetyt palautteet tallennetaan palautetietokantaan.

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat
- palautteen antajan suostumus

6. Rekisterin tietosisältö

Vapaatekstikenttä sallii palautteenantajan kirjoittaa vapaavalintaista sisältöä. Palautteeseen voidaan laittaa myös liitetiedosto.

Halutessaan palautteen antaja voi täyttää seuraavat kentät: nimi, sähköpostiosoite, palauteteksti, palautteen sijainti ja palautteen julkaisulupa.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Järjestelmään tallentuvat vain ne tiedot, jotka käyttäjä itsestään halutessaan antavat.

8. Käsittelyssä käytettävät järjestelmät

A. Sähköinen aineisto: Trimble Feedback https://kartta.jns.fi/eFeedbackKontiolahti.

Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään palautealuekohtaisesti.

B. Manuaalinen aineisto: Ei synny manuaalisia aineistoja.

9. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Vain nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä palautetta. Oikeudet annetaan palautteiden pääaihealueiden mukaisesti.

10. Automatisoitu päätöksenteko, mukaan lukien profilointi

Automatisoituja päätöksiä ei tehdä.

11. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuta kuin palautteen käsittelijöille.

12. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen alueen ulkopuolelle.

13. Henkilötietojen säilytysaika

Palautteiden säilytysaika on kaksi vuotta.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot, pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista, pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä ja oikeus pyytää henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen/rekisterinpitäjältä toiselle.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuoja-valtuutetun toimistoon (PL 800, 00521 Helsinki, tietosuoja(at)om.fi, 029 566 6700), mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Lomakkeet oikeuksien käyttämistä varten löytyvät kunnanvirastolta, kunnan kotisivuilta ja tästä linkistä.

Mahdolliset henkilötietojen käsittelyä koskevat pyynnöt tulee osoittaa tietosuojavastaavalle.