Tietosuojaseloste

Seloste henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) ja tietosuojalaki (1050/2018)

Palvelun nimi: Verkkopalautejärjestelmä

Tiedonanto laadittu: 19.1.2026

1. Rekisterinpitäjä

Kontiolahden kunta (y-tunnus 0169048-8)
Keskuskatu 8, 81100 Kontiolahti
p. 013 7341
kirjaamo@kontiolahti.fi

2. Rekisterinpitäjä edustajat

Maanmittausinsinööri, 050 375 2606, kaavoitus@kontiolahti.fi

3. Tietosuojavastaava

Hallinnon suunnittelija, p. 050 437 3411, tietosuojavastaava@kontiolahti.fi
Varatietosuojavastaava hallinto-osaston toimistosihteeri, p. 050 437 3414

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Verkkopalautejärjestelmässä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:
- palauteviestien vastaanottaminen, käsittely ja niihin vastaaminen

Palautteiden sisältöön ja palautteen antajan antamiin henkilötietoihin on pääsyoikeus niillä Kontiolahden kunnan työntekijöillä, joille on siihen erikseen annettu käyttöoikeus. Tunnistautumisen aikana annettuihin henkilötietoihin nimeä lukuun ottamatta on oikeus vain verkkopalautejärjestelmän pääkäyttäjillä.

Lähetetyt palautteet tallennetaan palautetietokantaan.

Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henkilömatrikkelia tai sukututkimusta varten.

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat
- palautteen antajan suostumus

6. Rekisterin tietosisältö

Verkkopalautejärjestelmä vaatii vahvan tunnistautumisen. Järjestelmä sallii palautteenantajan kirjoittaa vapaavalintaista sisältöä ja palautteeseen voidaan liittää liitetiedosto. Palautteen antaja voi palautetekstin lisäksi antaa nimensä ja sähköpostiosoitteensa, palautteen mahdollisen sijainnin sekä antaa luvan palautteen julkaisemiseen.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys
- Tiedot ovat osittain salassa pidettäviä tai salassa pidettäviä
Tietojen salassapito perustuu Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 24 §:n 25, 31 ja 32 kohtaan, EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) 9 artikla 1 kohtaan (erityiset henkilötietoryhmät) ja Tietosuojalain (5.12.2018/1050) 29 §:ään (henkilötunnus).

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyiltä itseltään.

8. Käsittelyssä käytettävät järjestelmät

A. Sähköiset tietojärjestelmät: Trimble Feedback https://kartta.jns.fi/eFeedbackKontiolahti.

Työasemat ja tietojärjestelmät suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietojärjestelmien käytössä noudatetaan Kontiolahden kunnan tietosuojasta ja tietoturvallisuudesta annettuja ohjeita. Henkilötietojen käytössä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja kansallista tietosuojalainsäädäntöä. Laitteiden teknisestä suojauksesta vastaa Meidän IT ja Talous Oy (Meita). Järjestelmään kerätyt tiedot säilytetään kaksi vuotta, jonka jälkeen ne hävitetään pääkäyttäjän toimesta.

B. Manuaalinen aineisto: Ei synny manuaalisia aineistoja.

9. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Käyttöoikeudet ovat käyttäjätunnusten ja salasanojen takana. Käyttöoikeudet on rajattu siten, että ohjelmiin pääsevät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työssään. Kunnan työntekijöillä ja luottamushenkilöillä on salassapitovelvollisuus. Manuaalisen aineiston osalta asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa/kaapeissa sekä lukitussa kunnan päätearkistossa.

Meidän IT ja Talous Oy (Meita Oy) huolehtii ICT-toiminnoista, muun muassa palomuureista ja varmuuskopioinneista.

10. Automatisoitu päätöksenteko, mukaan lukien profilointi

Automatisoituja päätöksiä ei tehdä.

11. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ilman rekisteröidyn lupaa tietoja voidaan luovuttaa vain, jos rekisterinpitäjällä on siihen velvollisuus lain, viranomaismääräyksen tai muun pakottavan syyn vuoksi.

Tietoja voidaan hyödyntää myös organisaatiossa sisäisesti tutkimus-, kehitys- ja tilastointitarkoituksiin.

12. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen alueen ulkopuolelle.

13. Henkilötietojen säilytysaika

Tiedot säilytetään Kontiolahden kunnan tiedonohjaussuunnitelmassa määriteltyjen säilytysaikojen mukaisesti. Säilytysajat on määritelty Kansallisarkiston ohjeiden, lakien ja asetusten sekä Kuntaliiton suositusten mukaisesti. Tiedot hävitetään tietosuoja huomioiden säilytysajan päätyttyä.

14. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot, pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista, pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä ja oikeus pyytää henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen/rekisterinpitäjältä toiselle. Tietojen poisto-oikeus ei koske lakisääteisiä rekistereitä.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Lomakkeet oikeuksien käyttämistä varten löytyvät kunnantalolta ja kunnan kotisivuilta osoitteesta https://www.kontiolahti.fi/web/guest/sahkoinenasiointi. Mahdolliset henkilötietojen käsittelyä koskevat pyynnöt tulee osoittaa tietosuojavastaavalle.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon (PL 800, 00521 Helsinki, tietosuoja@om.fi, p. 0295 666 700), mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.